Таким образом вы сможете сканировать с помощью смартфона

Все больше и больше агентств стремятся вести безбумажную жизнь, но вы не можете полностью избежать получения письма от налоговых органов по почте или получения квитанции в магазине. Хотите сами оцифровать всю эту документацию? Тогда вы сможете: вам нужен только смартфон с камерой и подходящим программным обеспечением. Мы объясним, как можно сканировать с помощью смартфона.

Совет 01: работайте с мобильным телефоном

Прежде чем мы предоставим вам информацию о том, какие приложения вы можете использовать, сначала дайте совет относительно вашего метода работы. Мобильное сканирование намного проще, чем сканирование старым надежным сканером, но когда вы сохраняете все квитанции, это все равно довольно сложная работа с горой квитанций на вашем столе. К тому времени квитанции, вероятно, будут наполовину смяты, что отнюдь не упрощает сканирование (см. Совет 6). Мы хотели бы посоветовать вам изменить метод работы. Преимущество сканирования с помощью смартфона в том, что он всегда с вами. Этим полезно воспользоваться. Другими словами: вы получите квитанцию, быстро найдете тихое место, отсканируете квитанцию ​​(и загрузите ее прямо в облако,поэтому вы не рискуете потерять чеки, если потеряете свой смартфон). К этому нужно привыкнуть, но как только это станет частью вашего распорядка, это сделает вашу жизнь намного проще и организованнее.

Совет 02: выберите облако

Мобильное сканирование делает вещи намного понятнее ... если вы все-таки не напутаете. В конце концов, существует так много мест, где вы можете хранить свои файлы. Конечно, на самом смартфоне, но мы настоятельно не советуем этого: если вы потеряете свой смартфон или его украдут, вы потеряете свои данные. Также возможна синхронизация с вашим ПК или Mac, но это немного обременительно, поскольку загрузка в облако происходит намного быстрее (а иногда и автоматически). Если вы выбираете облако, то действительно выбираете облако. Не загружайте одну квитанцию ​​в Dropbox, а другую - на Google Диск. Сделайте выбор и воспользуйтесь приложением, которое вам подходит. У большинства облачных сервисов есть собственное приложение с возможностью сканирования. Мы обсуждаем эти приложения и обсуждаем приложение, которое не принадлежит облачной службе.

Google Фото - удобный онлайн-сервис фотографий для сканирования. Вы можете использовать его бесплатно и работать как на планшете, так и на смартфоне (Android и Apple). Кроме того, вы можете удобно использовать альбомы в Google Фото, например, для классификации ваших квитанций (или других сканированных изображений) или для отделения их от ваших обычных фотографий. На нашем сайте вы можете прочитать все о Google Фото.

Облачные сервисы бывают всех форм и размеров, и вы можете предпочесть другой сервис Google Фото. У каждого из них есть свои преимущества и особенности. В отличие от многих конкурентов, Dropbox, например, не привязан к определенной операционной системе. Это отличается, например, от iCloud (интегрированного в экосистему Apple), Google Drive или Microsoft OneDrive.

Кроме того, существует бесчисленное множество более мелких и менее известных сервисов. Например, Box, который больше ориентирован на компании. Или SpiderOak, наиболее важным подвигом которого является конфиденциальность. Mega - это услуга Кима Доткома, известного интернет-предпринимателя. А Stack - это голландское облако, которое дает вам не менее одного терабайта свободного места для хранения. Большой выбор, так что.

Почти в каждом облачном приложении есть опция сканирования.

Совет 03: сканирование с помощью Dropbox

С прошлого года Dropbox имеет возможность сканировать документы с помощью приложения Dropbox как для Android, так и для iOS. Удобно то, что документы не сохраняются на вашем смартфоне, а загружаются непосредственно в Dropbox и, возможно, сразу же синхронизируются с приложением Dropbox на вашем компьютере. Чтобы отсканировать документ, запустите приложение Dropbox, нажмите знак плюса внизу и выберите «Сканировать документ». Теперь камера немедленно запустится, после чего вы сможете направить ее на документ, который нужно отсканировать. Синяя рамка показывает, какая поверхность будет сканироваться. Замечательно то, что вам не нужно держать камеру прямо над ней; приложение исправляет само изображение. Нажав на знак плюса в левом нижнем углу, вы можете добавить страницу,и, нажимая ползунки, вы можете управлять такими вещами, как цвет, черно-белый и т. д. С помощью значка вверху справа вы поворачиваете изображение. Довольный? Затем нажмитеЗатем решите, будет ли это файл PDF или PNG, выберите место для сохранения в Dropbox и нажмите « Сохранить» .

Совет 04:… с Google Диском

Google также имеет встроенное сканирование в свое приложение Google Drive, но, к сожалению, на момент написания эта функция существует только для Android. Чтобы использовать функцию сканирования на Google Диске, запустите приложение на своем смартфоне Android и нажмите знак плюса в правом нижнем углу (в синем кружке). В появившемся меню нажмите Сканировать. Как и в приложении Dropbox, камера запустится немедленно, и вы сможете направить ее на документ, который хотите отсканировать. В отличие от Dropbox, рамка не отображается, но идея та же, и здесь также исправляются перекошенные изображения. Если эта рамка установлена ​​неправильно, вы можете исправить ее, нажав значок с квадратом вверху. Также в этом приложении вы можете добавлять страницы, нажимая на знак плюса внизу слева. С помощью значка палитры красок вверху вы можете выбрать, будет ли он цветным или черно-белым, а с помощью трех точек вверху справа вы можете повернуть, назвать или полностью удалить страницу. Когда вы будете удовлетворены, нажмите галочку в правом нижнем углу, и ваше изображение будет автоматически загружено на Google Диск.

Совет 05:… с Турбосканом

Приложение TurboScan Pro стоит 5,49 евро (или 3,50 евро для Android), при этом приложения из Dropbox и Google Drive бесплатны. Но это приложение более гибкое, и нам есть чем заняться. Чтобы сканировать с помощью TurboScan Pro (для iOS или Android), запустите приложение и нажмите значок с камерой в левом нижнем углу (приятно, что вы также можете загружать существующие фотографии, используя значок в правом нижнем углу). После того как вы сделаете снимок, TurboScan разместит рамку, которую вы можете настроить на месте. Когда кадр правильный, нажмите Готово (в большинстве случаев это автоматически исправляется). В правом нижнем углу вы можете указать, хотите ли вы сохранить квитанцию ​​в черно-белом или цветном режиме (черно-белый занимает меньше места), и вы можете настроить цветовую схему с помощью квадратов внизу. Затем нажмите Далее. С помощью значка в правом нижнем углу (знак плюса) вы можете добавить страницу к сканированию, с помощью значка кисти вы можете изменить имя, автоматически добавить дату и указать, в каком формате следует сохранить сканирование. Сохраните сканирование или загрузите его в облако с помощью кнопки « Поделиться» в левом нижнем углу.

Ваши чеки помяты? Поместите их под предметное стекло для сканирования

Совет 06: Морщины

Мы рекомендуем вам сканировать такие вещи, как квитанции, сразу же после их получения, как вы могли прочитать в совете 1. Если это невозможно или вы просто ничего не хотите делать, тогда, скорее всего, вам придется иметь дело со складками квитанций. надо иметь дело с. Это значительно затрудняет сканирование, но не делает невозможным. Вы, конечно, можете сложить квитанции / документы и откатить их, но это займет много времени, и поэтому, конечно, трудно найти полезность мобильного сканирования. Эту проблему довольно легко решить с помощью метода, который на самом деле мало чем отличается от традиционного сканера: стеклянного предметного стекла. Возьмите стеклянную или пластиковую пластину от фоторамки и поместите ее над чеком, который нужно отсканировать. Морщины сразу перестают быть проблемой. Чем заняться в течение дняпотому что отражение ламп может помешать работе.

Совет 07: ocr?

Все упомянутые приложения работают очень приятно и эффективно, но имеют один общий недостаток: они не могут преобразовать отсканированный текст в цифровой текст (то есть текст, который затем можно скопировать и вставить). К счастью, есть приложения, использующие эту технологию (ocr), и одно из этих приложений от известного производителя программного обеспечения: Microsoft! Office Lens бесплатен и доступен как для Android, так и для iOS. Чтобы отсканировать документ, запустите приложение и укажите внизу, что это документ. Наведите камеру на документ / чек, который вы хотите отсканировать, и нажмите красную кнопку, когда белая рамка правильно закроет документ. Теперь нажмите +1 в левом нижнем углу, чтобы добавить еще один документ к сканированию, или Готово.вверху справа, если результат вас устраивает. Если вы сейчас нажмете PDF внизу, документ будет сохранен как редактируемый PDF, то есть весь текст в документе можно будет выбрать и скопировать.

Совет 08: Отдельные файлы

В некоторых случаях полезно сканировать множество документов как один просто потому, что это быстрее. Но тогда, конечно, у вас остается один большой PDF-файл, а вам нужны отдельные документы. Но вы можете очень легко разделить документы. Отличная программа для этого - Adobe Acrobat DC, но она дорогая и подходит не всем. К счастью, есть и бесплатные альтернативы, и вам даже не нужно ничего устанавливать для них. Зайдите на сайт www.splitpdf.com и загрузите файл, который хотите разделить (вы также можете импортировать его прямо из Dropbox или Google Диска). Нажмите Извлечь все страницы в отдельные файлы или укажите, какие файлы вы хотите разделить. Теперь нажмите Splitчтобы фактически разделить файлы. Теперь будет создан zip-файл, содержащий все страницы из основного документа в виде отдельного файла PDF.

Хотите объединить несколько отдельных документов в одно целое? Это можно сделать онлайн бесплатно

Совет 09:… и объедините

Конечно, возможна и обратная ситуация: вы отсканировали всевозможные отдельные файлы и хотите объединить их в один PDF-файл. Adobe Acrobat DC тоже может это сделать, но и в этом случае есть бесплатный онлайн-инструмент, который может сделать это за вас (кстати, от тех же производителей). Зайдите на сайт www.pdfmerge.com и загрузите файлы, которые хотите объединить в один PDF-файл. По умолчанию имеется четыре поля, но, нажав « Другие файлы», вы можете добавить дополнительные поля. Затем нажмите Объединить! Сайт начнет работать на вас, и почти сразу после этого объединенный PDF-файл будет автоматически загружен для вас. Кстати, на обоих сайтах есть программное обеспечение, которое может сделать эту работу за вас в Интернете, но это программное обеспечение не является бесплатным.

Совет 10. Организуйте

В начале этой статьи мы рекомендовали вам выбрать одну облачную службу. В некоторых случаях это будет невозможно (например, потому что вы управляете администрацией вместе, и у одного есть телефон Android, а у другого iPhone с приложением Google Drive, которое не поддерживает сканирование). Такая ситуация не оптимальна, но все же ее довольно легко исправить с помощью IFTTT. IFTTT - это веб-сайт, на котором можно связывать услуги. Зайдите на сайт www.ifttt.com и создайте учетную запись. Вам не нужно изобретать велосипед, действие, которое вы ищете, уже было сделано другими. Нажмите на увеличительное стекло и найдите синхронизирующий dropbox google drive (конечно, вы можете ввести здесь любую облачную службу, которую хотите; мы возьмем эти два в качестве примера). Выберите приложение с желаемым описанием (в нашем случаеАвтоматически синхронизировать новые файлы, добавленные в Dropbox, с вашим Google Диском ). Выберите папку в Dropbox, куда вы будете загружать квитанции, затем нажмите « Включить» . Квитанции, помещенные в эту папку, автоматически синхронизируются с Google Диском. Таким образом, вы соберете все вместе.