Работать из дома? Так работает Microsoft Teams

Многие компании работают с Microsoft: создают документ Word для этой статьи в интрасети, делают эту презентацию в PowerPoint и отправляют друг другу сообщения через Skype. Хотя многие компании раньше использовали Slack или Trello в дополнение к своей работе, теперь все чаще используются Microsoft Teams. Вот что это влечет за собой и какую пользу вам приносит при работе с коллегами.

Microsoft Teams - это ответ Microsoft на удаленную работу. Короче говоря, это своего рода виртуальный конференц-зал, где коллеги могут консультироваться, совершать видеозвонки и многое другое. Можно создавать группы, чтобы вы могли, например, консультироваться со всем отделом бухгалтерии или только с командой, которая занимается выплатой заработной платы. Excel со всеми сотрудниками и зарплатами легко распространяется через Microsoft Teams, а это означает, что люди получают меньше писем в свои почтовые ящики и меньше времени тратится на все неписаные правила, связанные с электронной перепиской.

Microsoft Teams: больше, чем программа чата

Microsoft Teams - это не «программа чата», в которой вы можете отправлять документы: это инструмент для совместной работы. Документы Microsoft можно открывать в браузере так же, как документы Google, и их могут редактировать в режиме реального времени все люди, которым предоставлен доступ к документу (и которые имеют права на редактирование). Это означает, что файлы и версии не нужно постоянно пересылать туда и обратно, потому что у всех всегда под рукой самая последняя версия. Это, в свою очередь, избавляет от вопросов о версиях и ответственности, которую кто-то должен нести, чтобы отслеживать все эти версии и отправлять их.

Таким образом, он значительно стимулирует работу из дома и предотвращает образование бункеров. В конце концов, там больше сотрудничества, потому что над одним документом легче работать с несколькими людьми одновременно. Работать из дома легко, потому что в Teams можно использовать все необходимое для выполнения большинства офисных задач. Вы можете просто звонить, проводить видеозвонки, общаться в чате, обмениваться документами, просматривать календарь, просматривать уведомления и действия, а также добавлять личные приложения.

Разъемы

Кроме того, можно установить соединение, например, с Mailchimp для отправки информационных бюллетеней или с Salesforce для отслеживания контрактов и клиентов. Эти соединения, называемые коннекторами, могут получать информацию из экосистемы Microsoft. Сейчас возможны десятки таких интеграций, поэтому неудивительно, что Microsoft Teams не всегда бесплатен. В принципе это бесплатно, но если вы также хотите использовать больше продуктов Office 365, она быстро увеличивается до ежемесячной цены от 6 до 12 евро в месяц.

Однако, если вам не нужно много, вы, вероятно, сможете многое получить от Microsoft Teams с помощью бесплатной учетной записи: вы можете использовать ее бесплатно для до 300 человек, вы можете отправлять неограниченное количество сообщений и выполнять поиск, и даже видеозвонки вам ничего не будут стоить. Если вы хотите что-то хранить, на каждую команду выделяется 10 ГБ хранилища.

Теперь вы можете подумать: Microsoft Teams предназначена только для компаний. В этом нет необходимости. Вы также можете использовать его в группах друзей или больших семьях, например, для обмена фотографиями и квитанциями во время поездки. Однако для этого у участников должна быть учетная запись Microsoft. Это бесплатно, но может означать дополнительный пароль, который нужно запомнить, и другую учетную запись, за которой нужно следить. Например, если вы хотите использовать Microsoft Teams для самостоятельно занятых людей, вы заметите, что не получаете от него того, что вам нужно. Как следует из названия, это действительно центр для команд, то есть групп людей.

Microsoft Outlook

Единственное, чего нам не хватает в командах, - это интеграции Outlook. С одной стороны, Teams призван гарантировать, что вы проводите меньше времени в Outlook, но, в конце концов, независимо от того, насколько хорошо используются Teams, электронные письма всегда будут приходить, например, от внешних и частных лиц. Так что вам все равно придется сохранить старый добрый Outlook, хотя вариант с веб-браузером не будет выглядеть неуместным в Teams.

Что также делает Teams интересным для компаний, так это то, что он также обеспечивает безопасность, к которой они привыкли от Microsoft. Он имеет двухфакторную аутентификацию, и данные зашифрованы, как и остальная часть Office 365. Skype все больше уходит в фоновый режим, потому что Microsoft хочет, чтобы все переключились на Teams, что является гораздо более интегрированным решением. Не волнуйтесь, у компаний есть срок до 31 июля 2021 года, прежде чем переходить на Microsoft Teams.

Microsoft Teams, безусловно, имеет разумную монополию на сотрудничество для крупных компаний, хотя, безусловно, есть возможность и за пределами этого. Многие люди уже используют Slack, крупнейшего конкурента Teams. Хотите узнать разницу между Microsoft Teams и Slack? Здесь мы поместили два инструмента для совместной работы рядом.